Kasumi的學習記錄

有沒有想過，在可預見的將來，你想要過什麼樣的生活？做什麼樣的工作？

而這是否與你現在努力的方向是一致的？

仔細思考這個問題，了解自己要什麼，要達到目標，還少什麼？還要做什麼努力？

不管在哪一個工作崗位上，都會設立『職務代理人』，但有多少『職務代理人』確實做到職務代理的工作呢？這恐怕是個大問號吧！過去還在職場的時候，我非常重視職務代理是否確實執行，我的理由如下：

1. 每個人都會有請假的時候，藉由確實的職務代理，可以讓請假的員工可以安心去處理自己的事情。

2.不管任何人因為公事私事不在自己的工作崗位時，工作仍可順利進行。

幾乎每個願意跟我分享他們感覺的下屬都告訴我，我是一個要求高標準，超級龜毛的老闆；即使我覺得我已經降低標準，他們還是這麼覺得，但因為他們總還是可以完成，那也就這樣了。我還是這樣要求，他們還是可以繼續抱怨，這就是常態。

不過，有一次終於有個小朋友，在被我退過幾次作品的狀況下，脫口發出怒吼：『你都只要說，做的都是我們呢....』當下，我必須誠實的說，我有點錯愕，也有點不高興，但轉念一想，她講的也是事實，我相信她真的做的很辛苦，而且一直被退，真的難免會有負面的情緒。所以我當下的處理是這樣的：

我猜她應該也被自己嚇到了，呆呆著看著我，當下整個氣氛是僵住的。我抬起頭來看著她，笑著對她說：『你說的沒錯！但這是因為我們兩個負責的工作不一樣，你這時候的工作就是設法做得又快又好，我呢？正在學著怎麼協助你，讓你可以做得又快又好，而這的確是我的工作，我們做的是不同的工作，但我們都在設法做好自己的工作，不是嗎？所以還是要麻煩你改一下...』她沒說什麼，默默的回到自己的座位去做好這個工作。

美國俄亥俄洲心理學學家羅賓遜（F. P. Robinson）教授，在1941年時為美軍特種訓練設計了一套有效的學習方法，稱做「SQ3R」法；:

一、S概覽（Survey）

你是否常覺得自己的事情永遠做不完，很常跟別人說「我很忙，沒有時間…..。」因為很忙沒時間看MAIL，因為很忙忘了做……。同時很多工作一起進行，很容易發生工作排序出問題，讓自己陷於工作泥沼中，忙碌到無法抽身，這其實是很合理的狀況，但是仍不能把『我很忙』當藉口來搪塞別人，或為自己己做不好找理由，而是應該學著怎樣把時間安排得更妥當。

事有輕重緩急，我們可以把要處理的事情，根據他的重要性分成重要的事情和較不重要的事情或次要的事情。根據他的急迫性分為緊急的事情和不緊急的事情。基本原則是先考慮重要性，再考慮緊急性。

也就說，工作處理的優先順序則為

主管每隔一段時間，都必須針對部署的表現進行評比，公司將依據評比的結果來決定薪資及紅利等，所以主管應該在做績效評比前，先做績效面談，聽聽員工怎麼說。

對主管而言，建議在績效面談前，需先了解詳讀部屬的績效自評表，並檢討自己在過去管理及溝通方面是否仍有不足之處，在針對部屬的個人特質、工作內容及未來發展先有一些想法。
建議面談的地點是比較私密，可以讓彼此暢所欲言的環境，主管的態度需注意以下幾點：

每個人會因為各種壓力，或是生活上遇到的不如意，讓自己陷入低潮期；甚至會有混和焦慮、憂慮及易怒等各種負面情緒的感覺，這時候該怎麼辦呢？

過去很長一段時間，我都是半工半讀，畢業後，職場上也難免會遇到一些困境及挫折，所以設法讓自己維持正面思考，保持樂觀及開心的態度，可謂是我人生中很重要的課題之一。就我個人的經驗是，讓自己做點讓自己開心或快樂的事情，轉移注意力，不要讓自己的情緒持續停留在負面的想法及情境內，此時更需要避免做些重大決定，因為這時候，判斷力可能會失去精準，可能會做出錯誤的決定，而造成一連串惡性循環。

小時候，每次在自己覺得很辛苦，有點熬不過去的時候，我就會開始用力的背『舜發於畎畝之中，傅說舉於版築之閒，膠鬲舉於魚鹽之中，管夷吾舉於士，孫叔敖舉於海，百里奚舉於市。故天 將降大任於是人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，所以動心忍性，曾益其所不能。人恆過，然後能改；困於心，衡於慮，而後 作；徵於色，發於聲，而後喻。入則無法家拂士，出則無敵國外患者，國恆亡。然後知生於憂患而死於安樂也。』藉由催眠自己來幫助自己走過一個又一個的難關。

我必須承認，我是一個非常討厭開會的人，只要是我可以主導的會議，就必須是快、狠、準的進行及結束，也盡可能的減少會議；但這樣的我，卻非常非常重視『晨會』。

對我而言，晨會最好的時間是十到二十分鐘，最晚不要超過三十分鐘，主要是讓每個人報告前一天自己的工作內容，把自己遇到的疑難雜症拿出來跟大家討論，也讓leader可以了解大家的進度，以及大家遇到的問題及困難，可以適時提供協助；更希望藉由這些互動，凝聚大家的向心力。

另外，當我發現大家報告前一天的工作內容都採取流水帳法時，我要求大家報告時，盡量以下面格式報告：『我有x件事報告，第一...，第二....』，藉由這個方式順便讓大家練習一下組織能力；長期下來，可以很明顯看到功效的。

前兩天，有個以前交情還不錯的同事到家裡拜訪，在聊天的過程中，提及他現在的工作狀況。目前他在一家剛成立一段時間的新公司，正是篳路藍縷的階段；他抱怨目前連開會用的三方通話電話都沒有，真的很不方便，言談之間，似乎覺得老闆太小氣，以致於工作上產生諸多不便。

在我問清楚他們公司狀況時，我倒是持不同看法，覺得老闆這樣的作法是再正確不過了，公司剛開始，本來就是事事缺的狀況，有些不方便是必然的，大家應該要體諒才是。因為這階段通常正式大筆資本支出卻未有獲利的階段，也是俗稱燒錢的階段，所以財務的運作方式更是重要，謹慎去考量花錢的順序是一定要的，首先要買的是『沒有就無法運作』類支出，像進行三方通話電話原本就是『有會比較方便，沒有也不會讓事情不能做』，這類的東西可以放在以後，視需求性再請購。

很多人在大公司待久了，所有的設備及系統都已經建立完備，以前我們桌上分機用的電話及具有三方通話功能，大家都習慣使用既有的一切，也覺得這一切都是理所當然，殊不知萬丈高樓平地起，現有一切還不是都是從零開始；話說回來，可以有這樣的機會，參與一家新公司成立，也是難得的機會，應該好好把握！

那天以前帶過的幾個小朋友跑來找我，在聊天的過程中，他們提到兩件事：有一陣子他們老是把量測對位用的鏡子打破，被我念了一下；但當他們不小心把鑰匙轉斷，我卻大笑之後，就要他們去處理了，沒說什麼。他們很疑惑，他們覺得鏡子一面10元，處理鑰匙斷掉的錢需要更多呢！

鏡子的事我還記得，鑰匙的事他們不提，我都忘了。問題不是在錢的多寡，我在意的是做事的態度；若是好好保管鏡子，使用時小心一點，鏡子不應該會一直破，破一次兩次可以原諒，但破第三次就不應該了，這表示不夠小心仔細，見微知著，不應該因為鏡子便宜，就不放在心上，而三翻兩次打破，這是不對的。

至於鏡子，印象中當他們來告訴我要換鎖時，照例我還是會去了解原因，當他們把斷到的鑰匙拿出來的時候，我真的很認真的看了，心理想：『這也太厲害了！要怎樣的狀況才可以把這個轉斷啊！！！』腦裡不斷的浮現出當時的畫面，真的無法忍住笑，所以就請他們逕行處理了。

那天好朋友問我：『若是有些知識，你帶的工程師懂，但你卻不懂，你會承認嗎？』

不知道大家的答案是什麼?

過去，我也曾經會不敢承認自己不懂，回家自己偷偷找資料，盡速加緊學習

多年前，因為到日本受訓的關係，有機會在日本廠商的宿舍住了幾個月，那是段很難得又特殊的經歷。

先跟大家說明宿舍的狀況，那是個很舊的宿舍，兩層樓的平房，前面有個小花園，一進宿舍會先經過寮長的辦公室，然後經過廚房、廁所，之後就是一個長廊，右邊就是窗戶，左邊就是一連串的房間，每一個房間都是都是日式塌塌米的地板，拉門，若想去洗澡，需要先出門，走大概100公尺之後才可以到澡堂。澡堂很大，是兩進式，一進門會有梳裝及放東西的櫃子，再進去才是沐浴的地方；有兩間有隔間的淋浴間，中間是泡澡的大浴池，周圍是開放式淋浴用的水龍頭，其實跟小丸子卡通畫的澡堂差不多。雖然聽說是舊到連日本廠商的同仁都不太願意住，但東西保存得還不錯，也很乾淨。

這邊要跟大家分享的就是跟大家一起到澡堂洗澡的經驗了，那時正值隆冬，每天晚上都會聽到窗戶喀哩喀哩響，冷風就從窗戶縫裡竄進來，暖氣除了聲音大，好像也不怎麼暖，剛去的時候，每天都冷得睡不著。想想那麼冷的天，若能夠在睡前洗個熱水澡，暖呼呼的進夢鄉，該是多美好的事啊！所以當大家看到澡堂在宿舍外面，還離那麼遠，都傻眼了，但也不得不接受這殘酷的事實。因為是大澡堂，所以只有固定幾小時開放，所以只能大家一起去。

從小學開始，不論晴天雨天，我總喜歡早到學校，通常我都是全班第一個到，開門開窗開燈，然後就可以享受整個空間的寧靜，一個人靜靜的思考，看書，做功課。因為喜歡這樣的感覺，所以對我而言，早起一直都不是難事。

工作後，還是提早到，不過不會那麼早。後來因為一上班，電話就不斷，會議、討論的工作接二連三不斷進來，讓整個工作時間被切割了，無法有一整段完整的時間可以安靜的思考，這種情況讓工作變得比較沒效率，所以我又開始早到一小時。多出來的這一小時，不會有電話，也沒人打擾，可以靜靜的一個人看e-mail，看文件，完成簽核，還可以有足夠的時間思考今天的工作進行方式。通常一到辦公室，我會為自己買杯拿鐵，打開電腦，依據順序開始處理e-mail，通常我都是盡可能馬上處理，標示、歸檔、回信或是轉寄給相關人員，或直接委託其他同事進行後續處理；另外，我通常都是有空就看簽核系統，不希望因為自己的延遲，影響工作的進行，除非有特殊狀況，不然簽核不會在我這一站超過半個工作天。

我過去遇過一位主管，總是拿忙當藉口，不看e-mail，簽核拖拖拉拉，總要人三催四請的，才要去做自己該做的事，時間一久，就很自然的越來越狀況外，也無法把自己的工作做好，這類的負面教材不少，我不希望自己變成這樣。所以早到一小時，早上出門時，空氣特別好，也不會塞車，通車時間因而縮短，也因此可以在上班前做好準備工作，提高一整天的工作效率。以前常有人問我，為什麼我總是看起來很輕鬆的晃來晃去，但又確實做了很多事，我想這一小時應該是關鍵原因之一。

這個方法是我以前在工廠帶整合的時候，老闆用來帶我的方式，我就偷偷地把這個方法學起來了，現在寫出來跟大家分享。

在我們開始進行兩個月的訓練前，就會跟新人預約兩個月後得成果驗證，同時也邀請各工程的專家與會；進行的方式很像碩士畢業論文口試一般，在座的所有的人聽到哪，問到哪，新人必須一一回答，回答不出來的問題，就記錄下來。，通常會安排另一位同事，幫忙記錄，一星期內需要將所有無法在會議上回答的問題，寫好報告mail給大家。

講到這兒，大家可能會覺得這跟一般新人報告，沒啥差異。這兒最重要的是安排問問題的人，一般由於工作立場的關係，工程跟整合是有點點對立的，所以我們會委託工程部門的資深工程師參加這樣的會議，這些人都是專精每一工程技術的人，問的問題專業又犀利，效果就會非常好。不過這邊還有一件事必須注意，因為經過這樣的連番砲轟之後（通常很多問題都會回答不出來），會有很重的挫折感，所以在事前的教育也是重點之一，新人的心理建設越好，就可以用越健康的心態面對這件事。

你知道以前在我們那個單位，新人第一個工作是什麼嗎？答案就是記名字，別小看這記名字的動作，這可是幫助新人認識同事的第一步。

這是我們單位的慣例之一，所以大家都知道新人要在一星期內記住大家的名字，新人過來問名字的時候，就會主動的跟新人自我介紹，幫助新人可以快速記住名字，有時候還會忽然問新人：『我叫什麼名字？』，這樣一來，新人很快就會跟大家打成一片，陌生感的消失，也讓新人更容易進入狀況。

不過，後來當我的團隊大到某一個程度時，大家紛紛反應吃不消，所以後來就分階段，小team的同事還是得一星期記住，整個大團隊就可以延長，但也不可以太長，這樣效果會不明顯，過去這幾年，我們團隊的新人幾乎沒有適應不良，三個月就夭折的現象，小動作大成效，值得提供給各位朋友參考。

一次在餐廳遇到以前一起工作的同事，是他先看到我，很興奮的叫住我（真的不誇張，真的是興奮！），誠實的告訴大家，當他叫住我的時候，我一邊微笑，一邊很努力的去回想他的名字，他說他一直想找到我，謝謝我，也跟我分享他目前小小的成就。他提到一段似乎沒在我腦中留下記憶的一段過去。

多年前，那時候我還在前前一家公司工作，帶工廠的整合team，負責工廠的良率、產能規劃、實驗進行等工作，他是製造現場的主任，有一次因為他的疏忽，讓一個重要實驗沒有依據計畫進行，在他來找我認錯並尋求我的協助時，提及他剛考上二技，半工半讀，因為很累讓他常犯錯，但他的經濟能力不允許他專職念書，所以他會考慮先休學。他說當時我非常忙，除了幫他處理他的錯誤之外，還花了一個多小時，分析他的現況，並建議他繼續堅持下去，還提供很多作法幫助他可以減輕負擔（我也不好意思問他，我到底是建議什麼？！），之後，每次他有一點點想要放棄的念頭時，他就會想到我跟他說的話。現在他已經拿到碩士學位，結婚生子，也買了房子，有不錯的工作，他說他一直很感謝我。

這件事，我完全沒印象，相信當時應該也沒費什麼力，一切好的結果完全是他自己用好幾年的時間，辛苦努力得來的；但很開心自己當時輕輕的推了他一把，而讓他有了好的結果，只是不好意思讓他惦記了這麼多年。除了開心，也意識到自己也有影響力，當時自己選擇這樣的處理方式，對別人產生正面影響，是不是也有機會因為自己處理不當，對別人產生不好的效應，這樣的意識讓我感到一點點壓力，覺得應該更小心謹慎於自己的言行舉止，擔心因為自己的無心，對別人產生負面的影響，同時，也要提醒自己別吝嗇於對別人付出，也許會因為自己的一點點付出，產生一個良性循環的開始，這也可以說是另一種蝴蝶效應呢！？

前幾天，有個以前同事跟我抱怨，現在開的會都開很長，而且不知道在討論什麼，開完會也不見得有決議，他說很懷念以前我主持的會議。

說實話，我也超不喜歡開會，尤其是那種會而不議，議而不決，決而不行的會議；但開會這件事，在職場無法避免，很多事需要藉由會議討論、決議及執行，適當的會議可以幫助有效的推動組織的運作。

過去的工作經驗中，的確常常遇到時間冗長，沒有效率，也似乎不會有決議的會議，真的常我想帶本書進去（在這邊跟大家誠實的承認，我也的確會帶一些文件進去看，讓這段時間至少有點貢獻）；所以在這兒將我們過去開會的一些作法，跟大家分享，若大家有更好的方式，希望大家也能提供想法，讓我們可以學習成長。

剛開始工作時，有一年調薪後，我發現我的績效是落在前10%，但調薪卻低於平均值，這結果實在讓我無法接受，所以我直接跑去找主管溝通，希望瞭解原因；主管給我的理由是：『因為你是女生，不需要負擔家計，而其他男同事有比較大的家庭負擔，所以才有這樣的決定，但我還是肯定你的你的績效……』他說這些話的時候，態度很堅持，我感覺他真的認為自己是對的，不認為自己的想法有任何偏差的地方。

今天我不想討論男女平等的問題，想要說的是我的感覺，不但當時完全不能接受這說法，到現在也還無法被說服。這感覺很深刻，所以之後自己當上主管後，將公司打績效的規則消化後，加上自己的想法後，明確的跟大家宣布遊戲規則，說明訂立的原因及理由，之後依據規則徹底執行，衷心希望結果是可以經得起大家的質疑。

很多人在當上主管後，會做跟以前主管一樣的事情；有時候是因為立場的關係，不得不做，也因此可能讓下屬不舒服，此時卻無法接受下屬的不體諒；更糟的是跟以前主管犯一樣的錯而渾然不知。我個人認為當自己感到覺得不舒服的時候，應該先問問自己，是不是自己的問題？（有時候真的是自己的問題多點！）並且提醒自己要記得這樣的感覺。很多時候，在當下可能是無法接受的，但經過一段時間，看事情角度變了，可能就可以瞭解並體諒主管的作法，也就是說當team members有時候無法體諒自己的作法是合理的，就得提醒自己要包容。但更重要的是，當完全無法認同主管的作法時，要一直提醒自己避免犯同樣的錯。

以前，我們會幫每一個新進人員安排一個小天使，

小天使的第一個任務是要幫他的小主人擬一份學習計畫，

計畫書要在新人報到前，經過討論後擬好，

以前工作的時候

幾乎每天都可以跟同事一起吃飯，

一群人邊吃邊聊