Kasumi的學習記錄

不管在哪一個工作崗位上，都會設立『職務代理人』，但有多少『職務代理人』確實做到職務代理的工作呢？這恐怕是個大問號吧！過去還在職場的時候，我非常重視職務代理是否確實執行，我的理由如下：

1. 每個人都會有請假的時候，藉由確實的職務代理，可以讓請假的員工可以安心去處理自己的事情。

2.不管任何人因為公事私事不在自己的工作崗位時，工作仍可順利進行。

3.不會因為任何員工離職或是工作調度需求，而讓工作有很大的影響。

說真的，要確實做到這樣的安排的確不容易，但我想我很努力去處理，我的作法如下：

1.首先需要依據資源，計劃性的安排人力，讓每份工作都有至少兩個人會處理。這可謂是最重要的部份，一般公司不會提供多餘的人力，但在人力訓練的過程中，還要注意讓日常工作不受影響，所以會有一段痛苦的人力緊縮期，但這確實無法避免的，一定要堅持完成。

2.平常就得注意工作的執行及輪調，依據工作屬性，以不同方式進行分工，舉例而言，若日常事務工作處理，視狀況平均分配工作；若是專案類工作可以指派一人主導加上其他人輔助，務必讓相互為職務代理都能持續保持對工作的熟稔度。

3.當有任何人有事要請假時，都必須得到其『職務代理人』的同意，以及承諾處理該員工原有的工作，藉由單位內的互助文化深耕，可以讓職務代理工作執行順利。

4.當員工因故不在工作崗位時，確認該工作是否仍順利執行，雖然我也視狀況允許工作處理效率稍有影響，但會盡可能避免因此而造成工作堆積問題。

就我個人的觀察，『職務代理工作』真的很容易被忽視，但大事都是從小事做起，這工作若安排妥當，不但可以降低對其他單位的影響，還可以強化團隊的力量，更可以預防因為工作輪調或是人員離職而對組織運作有負面的影響。