前幾天，有個以前同事跟我抱怨，現在開的會都開很長，而且不知道在討論什麼，開完會也不見得有決議，他說很懷念以前我主持的會議。
說實話，我也超不喜歡開會，尤其是那種會而不議，議而不決，決而不行的會議；但開會這件事，在職場無法避免，很多事需要藉由會議討論、決議及執行，適當的會議可以幫助有效的推動組織的運作。
過去的工作經驗中，的確常常遇到時間冗長，沒有效率，也似乎不會有決議的會議，真的常我想帶本書進去（在這邊跟大家誠實的承認，我也的確會帶一些文件進去看，讓這段時間至少有點貢獻）；所以在這兒將我們過去開會的一些作法，跟大家分享，若大家有更好的方式，希望大家也能提供想法，讓我們可以學習成長。
通常在會議前，需擬定討論的主題，決定與會人士，然後就進行會議前準備，包括，將討論主題及相關資訊寄給大家，安排會議室，投影機，等事務類工作。通常在會議前十分鐘，會議室應該將所有一切準備妥當，盡量別發生與會人士已到位，但會議室卻未安排好。
開會過程中，時間掌控是非常重要的，通常都盡量控制在一小時內結束，最長也不要超過兩小時；這段時間主持人最重要的工作就是讓討論的焦點要圍繞在主題上；主持人得設法讓每一位與會者都願意發言，適時終止可能發散的主題，讓討論焦點再回到主題上，開會最怕離題，一離題就可能讓討論主題發散，就可能造成會議時間過長，或讓會議沒有結論。
會議中，通常請大家依序發言，若與會者發言不夠踴躍，可以用引導的方式設法讓大家發言，希望與會人都能表達立場跟意見。若開始有離題現象，可以提醒並請與會者回到主題上，若議題雖不是原來要討論的，但也是具有討論的價值，可先將議題寫在白板上，在討論完原來主題後再撥時間討論。
在每一個議題決議後，若有後續工作需要執行，要明確列出工作內容，負責同仁，以及預計完成時間，這些都會請紀錄在會議上跟大家重複一次決議內容，目的是再作一次確認大家的共識。會議結束後，需盡快寄出會議記錄，並指派專責的同事對會議決議進行追蹤，定期更新進度，以確保會議決議徹底執行，這樣先前的會議才會有意義。
在過去的工作生涯中，有效會議確實幫助我們加速工作的進行與完成，大家這樣的會議排斥感也相對低，過去依據這樣的作法，效果不錯，大家也可以試試看。
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